Règlements administratifs de l'ABPNB
Approuvés: le 30 septembre 1994
Amendés: le 3 octobre 1997, le 30 septembre 2000, le 16 octobre 2009, le 22 octobre 2010
Le genre masculin englobe le genre féminin lorsque par souci de clarté de même que par commodité le texte le requiert.
1. Sceau
Le sceau de l'Association est de forme circulaire et porte le nom de l'Association en anglais et en français ainsi que l'année de sa constitution en incorporation.
2. Objectif
Le principal objectif de l'Association est de promouvoir la profession de bibliothécaire et les services de bibliothèque au Nouveau-Brunswick.
3. Langues officielles de l'Association
Le français et l'anglais sont les deux langues officielles de l'Association. Les réunions, procès-verbaux, rapports et autres publications de l'Association doivent être bilingues.
4. Membres
4.1 Adhésion
Les membres de l'Association consiste en tout membre individuel qui réside et/ou travaille au Nouveau-Brunswick.
4.1.1 Tout bibliothécaire professionnel qui possède un des diplômes suivants reconnus par la CLA peut être membre de l'Association : baccalauréat en bibliothéconomie, maîtrise en bibliothéconomie et sciences de l'information, doctorat en bibliothéconomie et sciences de l'information, diplôme universitaire en bibliothéconomie reconnus par la CLA.
4.1.2 Tout bibliothécaire professionnel qui réside en dehors de la province du Nouveau-Brunswick, et tout étudiant inscrit à un programme de bibliothéconomie, peut être membre de l'Association en tant que membre associé. Les membres associés peuvent participer aux réunions et comités de leur choix sans toutefois avoir droit de vote. Les membres associés ne peuvent occuper une charge ni au conseil d'administration ni au comité exécutif.
4.2 Tout bibliothécaire qui devient membre de l'Association appuie les objectifs de l'Association.
4.3 Cotisation
4.3.1 La cotisation annuelle pour un membre individuel et un membre associé est de 70$. La cotisation annuelle pour un membre individuel de l’APLNB demeure à 30$.
4.3.2 Le paiement de la cotisation conjointe pour les membres de l’APLNB et de l’APLA et de la cotisation pour les membres individuels de l’APLNB doit être fait à l’intérieur des 3 mois de l’expiration de la cotisation. Les cotisations expirent 12 mois à partir de la fin du mois durant lequel le président du Comité d’adhésion a reçu le formulaire d’adhésion initial et le paiement.
4.3.3 En plus du droit de vote aux assemblées générales de l'Association, l'acquittement de la cotisation donne accès à toute publication de l'Association, et le droit d'assister à toutes les activités de celle-ci aux taux de membre individuel.
4.3.4 Les règlements administratifs seront inclus dans chaque répertoire et manuel des membres de l'Association.
5. Assemblées générales annuelles et assemblées générales extraordinaires.
5.1 Assemblée générale annuelle
L'Association tient au moins une assemblée annuelle qui sera l'assemblée générale annuelle et qui a lieu en octobre. Aucune assemblée annuelle ne se dissout avant que la date et le lieu de la prochaine assemblée annuelle ne soient décidés. D'autres assemblées peuvent être convoquées si nécessaire. Sauf s'il en est décidé autrement par l'Association, une assemblée annuelle est tenue aux heures, date et lieu fixés par le conseil exécutif.
5.2 Assemblée générale extraordinaire
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le président, par le conseil exécutif, ou par tout membre du conseil d'administration à la demande de dix membres. Aucune question autre que celles mentionnées dans l'avis de convocation ne peut y être débattue. L'avis de convocation doit être envoyé aux membres au moins dix jours avant la tenue de l'assemblée. L'heure et le lieu de toute assemblée doivent être déterminés par le conseil exécutif.
5.3 Les membres doivent être avisés à l'avance des questions à l'ordre du jour qui seront discutées aux assemblées.
5.4 À toutes les assemblées générales de l'Association, chaque question est décidée à la majorité des voix.
5.5 Quorum
À toutes les assemblées générales annuelles et assemblées extraordinaires, dix membres ou dix pour cent des membres votants, le plus grand nombre l'emportant, constitue un quorum. En l'absence de quorum, les affaires courantes peuvent être transigées à la condition qu'elles soient ratifiées à la prochaine assemblée générale.
6. Élections et nominations
6.1 Les dirigeants élus de l'Association sont le président (qui deviendra président sortant), un vice-président (qui deviendra président élu), un secrétaire et un trésorier. Les autres dirigeants élus sont les présidents des comités permanents, et deux personnes élues parmi les membres qui siégeront au conseil d'administration. Les présidents des comités ad hoc peuvent également être élus. Ils remplissent les tâches décrites ci-dessous, ainsi que toute autre tâche que leur assigne le comité exécutif. Ils demeurent en fonction jusqu'à ce que leurs successeurs soient élus ou nommés.
6.2 Tous les dirigeants élus, présidents de comités et membres nommés au conseil d'administration doivent être membres en règle de l'Association.
6.3 Élections
6.3.1 Le comité de nomination doit présenter les noms des candidats aux membres votants, par écrit, au moins deux semaines avant l'assemblée générale annuelle. Un avis publié dans le Bulletin de l'Association constitue un avis écrit.
6.3.2 Les mises en candidature peuvent être présentées par les membres présents en autant qu'elles soient appuyées par une personne présente et que le candidat soit présent et donne son consentement ou l'a fourni par écrit au secrétaire au préalable.
6.3.3 Les membres de l'exécutif et les deux membres à titre individuel sont élus par une majorité des membres votants à l'assemblée générale annuelle et remplissent leur mandat pendant un an.
6.3.4 Le vote pour chacun des postes est un vote au scrutin secret, tenu séparément, comme suit: vice-président/ président élu, trésorier, secrétaire et membres à titre individuel. Lescandidats qui n'ont pas obtenu de postes peuvent être de nouveau mis en candidature lors d'une autre élection en autant que la candidature soit appuyée par un membre, que les candidats soient présents et donnent leur consentement ou ont indiqué leur intention dans leur lettre initiale originale au secrétaire.
7. Comité exécutif
7.1 Le comité exécutif est constitué du président, du président sortant, du vice-président (qui deviendra président), du secrétaire, et du trésorier.
7.2 Président
Le président est le premier dirigeant de l'Association. Il préside toutes les assemblées de l'Association, du comité exécutif et du conseil d'administration. Il s'occupe de façon générale et active de l'administration des affaires de l'Association. Il voit à l'exécution des décisions et résolutions de l'Association, du comité exécutif ou du conseil d'administration. Le président ou le vice-président ainsi que le secrétaire et le trésorier signent tous les règlements administratifs et autres documents qui nécessitent la signature des dirigeants de l'Association. Le président est un membre d'office de tous les comités.
7.3 Président sortant
Le président sortant, avec le vice-président et le président du Comité des adhésions, révise et met à jour, annuellement, le répertoire et manuel des membres de l'Association. Le président sortant est responsable de l'organisation et de la préservation des archives de l'Association y compris les photographies et les dossiers de presse.
7.4 Vice-président
Le vice-président assume en cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, la présidence et remplit toutes les fonctions que le comité exécutif ou le conseil d'administration lui impose de temps en temps. Le vice-président agit comme président élu de l'Association et, avec le président sortant, révise et met à jour, annuellement, les manuels de l'Association.
7.5 Secrétaire
Le secrétaire assiste à toutes les réunions du comité exécutif ou du conseil d'administration, et à toutes les assemblées des membres. Le secrétaire consigne les lieux et dates des réunions, note l'assistance à celles-ci, rédige les procès-verbaux, et consigne tous les votes. Il donne ou fait donner les avis de convocation de toutes les assemblées des membres et du comité exécutif, ou du conseil d'administration. Il a la garde du sceau de l'Association. Il a la charge de la correspondance de l'Association et conserve les dossiers.
7.6 Trésorier
Le trésorier tient à jour et conserve un relevé des états financiers de l'Association, prépare le budget de même qu'un état financier de l'année, qu'il soumet au comité des finances avant l'assemblée générale annuelle afin qu'il puisse y être distribué. Le trésorier signe tous les chèques qui doivent être co-signés par le président ou le vice-président.
7.7 Le comité exécutif est responsable des affaires courantes de l'Association et possède tous les pouvoirs de l'Association entre les assemblées générales annuelles.
7.8 Si le poste de président devient vacant, le vice-président lui succède. Le conseil d'administration nomme un membre qui occupera tout autre poste vacant au comité exécutif.
7.9 Les assemblées du comité exécutif se tiennent en tout temps à la date et au lieu déterminés par les membres du comité.
7.10 Une majorité des membres du comité exécutif constitue un quorum pour la conduite des affaires courantes.
7.11 À toutes les assemblées du comité exécutif, chaque question est décidée à la majorité des voix.
7.12 Les assemblées du comité exécutif peuvent également se dérouler par moyen électronique.
7.13 Le premier comité exécutif élu selon les présents règlements administratifs à la suite de la constitution en incorporation de l'Association remplace les membres provisoires nommés dans les lettres patentes de l'Association.
7.14 Le comité exécutif a le pouvoir d'autoriser les dépenses courantes au nom de l'Association.
8. Conseil d'administration
8.1 Le conseil d'administration agit en tant que conseiller du comité exécutif.
8.2 Le conseil d'administration comprend le comité exécutif, les présidents des comités permanents et ad hoc, le dernier président sortant et deux membres à titre individuel.
8.3 Les assemblées du conseil d'administration peuvent être tenues en tout temps et lieu qui seront déterminés par les membres du conseil
8.4 Une majorité des membres du conseil d'administration constitue un quorum pour la conduite des affaires courantes.
8.5 À toutes les assemblées du conseil d'administration, chaque question est décidée à la majorité des voix.
8.6 Les assemblées du conseil d'administration peuvent également se tenir par conférence téléphonique
9. Comités permanents et ad hoc
Des comités permanents ou ad hoc sont constitués lorsque l'Association le juge nécessaire. On encourage les membres à siéger bénévolement à un comité de leur choix. Les membres élisent le président de leur comité respectif.
9.1 Présidents des comités
Les présidents des comités sont des membres du conseil d'administration Ils rapportent les activités de leur comité respectif au conseil et convoquent les assemblées de leur comité.
9.2 Une majorité des membres d'un comité constitue un quorum pour la conduite des affaires courantes de celui-ci.
9.3 À toutes les assemblées du comité, chaque question est décidée à la majorité des voix.
9.5 Les réunions des comités peuvent également se tenir par conférence téléphonique.
9.5 Comités permanents
Les comités permanents sont les suivants:
9.5.1 Règlements administratifs
Révise tout ce qui a trait aux règlements administratifs de l'Association.
9.5.2 Finance
Agit comme comité consultatif auprès du trésorier dans la préparation du budget.
9.5.3 Adhésion
Recrute de nouveaux membres et conseille le comité exécutif ou le conseil d'administration en ce qui concerne les questions d'adhésion.
9.5.4 Bulletin de nouvelles
Rédige un bulletin de nouvelles pour tenir les membres au courant des activités de l'Association.
9.5.5 Nomination
Dresse une liste de candidats qui est présentée au vote des membres à l'assemblée générale annuelle. Incite les membres à présenter des noms de candidats pour cette assemblée.
9.5.6 Programme pour l'assemblée générale annuelle
Coordonne la planification des programmes pour les assemblées générales annuelles.
9.5.7 Information et publicité :
Est chargé de la publicité et de la promotion des buts et activités de l'Association auprès des bibliothécaires professionnels de la province et du public en général.
9.5.8 Hackmatack
Représente l'ABPNB au sein du Hackmatack Steering Committee et coordonne le volet français du Prix Hackmatack, incluant la traduction, la promotion et la sélection.
10. Démissions et vacances
10.1 Les avis de démission de n'importe quel poste, élu ou nommé, doivent être soumis par écrit au comité exécutif.
10.2 Le Conseil d'administration peut, par résolution spéciale, retirer tout membre du Comité exécutif ou du Conseil d'administration qui ne remplit pas ses tâches par un vote majoritaire. Un remplaçant sera désigné au poste vacant pour le reste du mandat.
10.3 Les avis de vacance de postes remplis par le comité exécutif ou le conseil d'administration sont envoyés aux membres ou publiés dans le bulletin de l'Association.
11. Dépenses
Les membres du comité exécutif, du conseil d'administration ainsi que des comités permanents et ad hoc sont admissibles au remboursement de certaines dépenses engagées dans l'exécution des affaires officielles de l'Association et ce, par résolution unanime du comité exécutif ou du conseil d'administration.
12. Exercice financier
L'exercice financier de l'Association débute le 1er octobre et se termine le 30 septembre.
13. Modification aux règlements administratifs
13.1 L'adoption, l'abrogation ou la modification des présents règlements administratifs est proposée par le comité exécutif, le conseil d'administration ou par 5 membres de l'Association.
13.2 Les modifications à ces règlements ne peuvent être faites que par une résolution extraordinaire qui doit être acceptée par au moins les deux tiers des membres présents à une assemblée générale. Chaque membre votant doit recevoir un avis écrit au moins deux semaines avant la tenue de l'assemblée où le vote aura lieu. La publication dans le bulletin de l'Association constitue un avis écrit.
14. Procédures des assemblées délibérantes
La dernière édition du Robert's Rules of Order, quand il n'y aucun conflit avec les présents règlements administratifs, s'applique à toutes les délibérations de l'Association.
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